Team-Meetings spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Die Mitarbeitenden sollten gut informiert sein und die laufenden Bemühungen des Unternehmens sowie die Erwartungen, die sie erfüllen müssen, verstehen. Die regelmäßige Durchführung solcher Meetings fördert eine ständige Verbesserungskultur. In diesem Artikel erfahren Führungskräfte, wie sie Team-Meetings in sieben Schritten richtig durchführen können.
1. Priorisieren Sie Teamarbeit
Verschiedene Meetings haben unterschiedliche Anforderungen. Ein Manager kann Details eines wöchentlichen Meetings über alternative Kommunikationsmittel wie E-Mail oder Instant-Messaging-Apps senden. Indem diese Daten den Teilnehmern vorher zugesandt werden, können sie sie nach Belieben lesen, ohne wichtige Diskussionspunkte in der physischen Zusammenkunft zu opfern. Das Speichern weniger wichtiger Informationen auf elektronischen Plattformen spart wertvolle Minuten, die sonst für Brainstorming und Teamarbeit statt nur für das Vorlesen von Updates verwendet werden könnten.
2. Rollen zuweisen
Die Durchführung eines produktiven Meetings kann eine große Herausforderung sein, da viele Aufgaben zu bewältigen sind, wie z. B. Notizen machen, sich an die Tagesordnung halten und sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, zu sprechen. Manager können diese Verantwortlichkeiten auf verschiedene Teammitglieder übertragen, indem sie spezifische Rollen für Team-Meetings festlegen. Das optimiert nicht nur Meetings, sondern fördert auch die Entwicklung von Führungsqualitäten bei den Teammitgliedern. Ein Manager kann drei Rollen für das Meeting festlegen: Leiter, Protokollführer und Zeitwächter. Wenn Sie regelmäßige wöchentliche oder Stand-up-Meetings mit Ihrem Team abhalten, sollten Sie diese Positionen abwechseln lassen, damit jedes Mitglied auf neue Weise herausgefordert wird und zusätzliche Fähigkeiten lernt.
Der Leiter erstellt und leitet die Meeting-Agenda, pflegt eine positive Atmosphäre und schließt mit den anstehenden Schritten und Maßnahmen. Der Protokollführer teilt die Meeting-Agenda im Voraus mit, erstellt während des Meetings Aufzeichnungen oder Notizen und teilt diese anschließend allen anderen mit. Der Zeitwächter stellt sicher, dass das Meeting im Zeitplan bleibt und verwaltet visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen und Bildschirmfreigaben.
Durch die Zuweisung spezifischer Verantwortlichkeiten an jedes Teammitglied während der Meetings kann deren Einbindung erhöht werden. Dieser Ansatz ähnelt dem Interesse von Investoren am Erfolg eines Startups. Daher führt die Einführung klar definierter Ziele für Team-Meeting-Rollen zu einer höheren Einbindung und Produktivität.
3. Input vom Team erhalten
Teamtreffen bieten die Möglichkeit, dass das gesamte Team zusammenkommt und zusammenarbeitet. Niemand sollte das Treffen dominieren, da jeder die Chance haben sollte, seine Ideen zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele beizutragen. Um eine maximale Beteiligung aller Teilnehmer zu gewährleisten, müssen wöchentliche Meeting-Zeiten festgelegt werden, die am wenigsten wahrscheinlich sind, andere Arbeitsaktivitäten zu stören. Darüber hinaus fragen Sie Kollegen, was sie gerne auf die Tagesordnung setzen würden, damit jedes Thema während Ihrer Sitzung ausführlich behandelt wird.
Führen Sie Nachbesprechungen durch, falls während der Diskussion nicht genügend Zeit bleibt, um einige Fragen sofort zu klären. Diese Nachbesprechungen können entweder in Zukunft in Gruppendiskussionen oder in individuellen Terminen mit Mitarbeitern stattfinden, die sie anfangs vorgeschlagen haben.
4. Eine Tagesordnung erstellen
Um Ihre Sitzung effektiv zu leiten, erstellen Sie eine überzeugende Tagesordnung, die die Aufgaben und Ziele, die das Team angehen wird, umreißt. Verteilen Sie diese Tagesordnung einen Tag vor dem Treffen an jedes Mitglied. Eine gut ausgearbeitete Tagesordnung sollte wichtige Informationen wie Uhrzeit, Ort, Zweck und eine Liste der Teilnehmer abdecken.
Warten Sie nicht bis zu den letzten Momenten Ihrer Sitzung, um große Projekte anzusprechen. Wenn ein Gespräch sich in die Länge zieht, erwägen Sie die Verschiebung bestimmter Themen für die nächste Sitzung oder die Planung einer dedizierten Nachbesprechungszeit. Es ist entscheidend sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, zu relevanten Tagesordnungspunkten beizutragen.
5. Themen diskutieren, die das gesamte Team betreffen
Zeit ist eine wertvolle Ressource und sinnlose Meetings sind allgemein verpönt. Daher sollten Sie sicherstellen, dass jeder Teilnehmer einen Mehrwert aus der Investition dieser Stunde zieht, wenn Sie ein Team-Meeting einberufen. Es ist entscheidend, sich nicht in Themen zu verlieren, die nur einen Teil der Teilnehmer betreffen. Andernfalls werden der Rest des Teams das Interesse verlieren oder frustriert sein und das Meeting als Zeitverschwendung ansehen.
Effektive Meetings erfordern eine Rückkehr zur Agenda und eine separate Behandlung anderer Diskussionen, um eine Lösung zu finden. Bleiben Sie konzentriert auf die Meeting-Themen, die das gesamte Team betreffen, und bewahren Sie individuelle Anliegen für Einzelgespräche auf. Nutzen Sie die persönliche Zeit, um wichtige Ziele voranzutreiben, und behalten Sie das Projektmanagement für individuelle Meetings vor, wenn nur ein einfaches Statusupdate erforderlich ist.
6. Ermutigen Sie die Diskussion, indem Sie ansprechende Fragen stellen
Effektive Teamkommunikation und gegenseitiges Verständnis sind für den Erfolg von entscheidender Bedeutung, insbesondere zwischen Managern und ihren direkten Mitarbeitern. Um einen offenen Dialog und ein positives Teamklima zu fördern, sollten Sie während regelmäßiger Team-Meetings (wie monatlichen Meetings) folgende Fragen stellen:
a. Was war unser bedeutendster Erfolg seit unserem letzten Meeting?
Das ist eine großartige Gelegenheit, Erfolge zu feiern und sich über erfolgreich abgeschlossene Aufgaben zu freuen. Es ermöglicht auch allen Meeting-Teilnehmern, darüber nachzudenken, wie ihre Leistungen mit den grundlegenden Wertvorstellungen der Organisation in Einklang stehen und diese im Team verstärken.
b. Welche Herausforderung war für uns in diesem Monat am größten?
Jedes Team steht vor Hindernissen, die den Fortschritt zu den Zielen behindern. Durch offene Diskussion dieser Herausforderungen können Teammitglieder Möglichkeiten identifizieren, sie zu überwinden und zu verhindern, dass sie sich negativ auf Produktivität und Teammorale auswirken.
c. Wie können wir uns als Unternehmen verbessern?
Manchmal zögern Einzelpersonen, Bedenken hinsichtlich der Unternehmenskultur, Prioritäten oder Strategie zu äußern. Manager sollten jedoch darauf abzielen, eine Umgebung zu schaffen, in der Teammitglieder sich sicher fühlen, ihre Gedanken auszudrücken. Durch die Ermutigung zu ehrlichem Feedback können Manager Bereiche für Wachstum identifizieren und positive Veränderungen vorantreiben.
Denken Sie daran, dass die Wirksamkeit dieser Fragen davon abhängt, eine sichere und inklusive Umgebung zu fördern, in der Teammitglieder sich wohl fühlen, ihre Perspektiven zu teilen.
7. Fördere eine Mikrokultur
Dein Team funktioniert wie eine Kleingesellschaft. Jedes Mitglied verlässt sich auf die anderen und ist vereint in der Verfolgung gemeinsamer Ziele. Ihr unterstützt und ermutigt euch gegenseitig, sei es durch Abschirmen von Kritik oder durch sanftes Vorantreiben des Fortschritts. Eure Meetings bieten unschätzbare Möglichkeiten, eure Teamprinzipien zu stärken und persönliche Verbindungen aufzubauen – eine Chance, eure Zusammengehörigkeit zu stärken.
Daher fördere den Dialog und schaffe eine Umgebung, in der jeder sich wohl fühlt, seine Gedanken über das Unternehmen und dessen Ausrichtung auszudrücken. Habt Spaß daran, Zeuge zu sein, wie sich dein Team gegenseitig Witze erzählt oder kühne Vorschläge äußert.
Ressourcen
Die Ressourcen von Sparrks helfen Managern dabei, die Kunst der Organisation, Strukturierung und Durchführung einer zielgerichteten Besprechung zu erlernen. Aus 25 Coaching-Themen können vier Lernziele in Bezug auf die Leitung oder aktive Teilnahme an effektiven Team-Meetings ausgewählt werden. Die Coaching-Themen sind wie folgt:
Meetings effektiv orchestrieren
Begeisternd vor Publikum Präsentationen halten
Als Introvertierter kommunikativ glänzen
Durch Buchung eines oder mehrerer Coaching-Themen werden Manager erlernbare Techniken freischalten, die ihnen dabei helfen, wirkungsvolle Meetings zu fördern.
FAQ: Wie man ein Meeting leiten kann
Wie fängt man ein Meeting auf richtige Weise an?
Das Erste, was ein Host eines Meetings tun sollte, ist, alle Teilnehmer herzlich willkommen zu heißen. Der Host sollte alle herzlich begrüßen, eine persönliche Vorstellungsrunde durchführen und die Anwesenheit jedes Teilnehmers anerkennen.
Wie beendet man ein Meeting auf richtige Weise?
Um ein Meeting effektiv zu beenden:
- Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
- Ansprache von Aktionspunkten.
- Fragen zulassen.
- Dankbarkeit ausdrücken.
- Bestätigung der nächsten Schritte.
- Mit einem positiven Fazit beenden.
Was ist die Reihenfolge einer Agenda?
Eine Agenda folgt typischerweise einer strukturierten Reihenfolge, um einen organisierten Ablauf des Meetings sicherzustellen. Sie umfasst in der Regel folgende Bestandteile:
- Eröffnung und Begrüßung
- Genehmigung des Protokolls
- Aktualisierungen und Ankündigungen
- Diskussionsthemen
- Aktionspunkte und nächste Schritte
- Zusätzliche Tagesordnungspunkte
- Abschluss
Die Reihenfolge kann je nach spezifischem Zweck und Dynamik des Meetings variieren, aber eine strukturierte Agenda fördert die Effizienz.
