„Wenn ich es selbst mache, geht es schneller und wird besser“ – Sicherlich hat sich das der oder die eine in einer führenden Position schon mal gedacht und eine Aufgabe deshalb nicht abgegeben. Verständlich. Schließlich sind Führungskräfte meist aus dem Grund in ihrer Position, weil sie bestimmte Aufgaben eben besonders gut und schnell erledigen können. Dennoch Aufgaben Delegieren ist eins der wichtigsten Instrumente, die Personen im Top Management sicher beherrschen sollten.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr zu Thema “Delegieren von Aufgaben”. Es wird dabei zum einen erläutert, warum das Delegieren vielen Führungskräften schwer fällt und wieso es aber wichtig ist, es dennoch zu tun. Zum anderen werden praktische Tipps aufgezeigt, die in Business Coachings Anwendung finden und dabei helfen, das Delegieren zu erlernen bzw. zu verbessern.
Warum das Delegieren von Aufgaben vielen Führungskräften schwer fällt
Delegieren von Aufgaben kann für viele Führungskräfte aus verschiedenen Gründen eine Herausforderung darstellen. Einer der Hauptgründe ist mangelndes Vertrauen in die Teammitglieder. Führungskräfte können befürchten, dass delegierte Aufgaben nicht ihren hohen Standards entsprechen oder dass ihre Teammitglieder die notwendigen Fähigkeiten nicht haben. Ein weiterer Grund ist die Angst, die Kontrolle zu verlieren. Führungskräfte können das Gefühl haben, dass sie durch das Delegieren von Aufgaben ihre Macht oder Autonomie verlieren. Darüber hinaus können manche Personen Perfektionisten sein und Schwierigkeiten haben, Aufgaben loszulassen, aus Angst, dass sie nicht die Präzision aufweisen, die sie wünschen. Schließlich können einige Führungskräfte Schwierigkeiten haben, effektiv zu kommunizieren, was es schwierig macht, Erwartungen und Ziele an Teammitglieder zu vermitteln.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Gründe zusammengefasst, warum es für Führungskräfte schwierig ist, Aufgaben zu delegieren:
- Führungskräfte denken, dass sie in der Zeit, in der sie die Aufgabe Mitarbeitenden erklären, sie auch einfach hätten selbst machen können.
- Führungskräfte denken, dass sie die Aufgabe besser erledigen können, als die Mitarbeitenden und dass die „schlechtere Qualität“ möglicherweise auf sie zurückfallen könnte.
- Führungskräfte befürchten, den Überblick über zu erledigende Aufgaben zu verlieren, wenn sie sie „aus der Hand geben“.
- Führungskräfte befürchten, dass sie an Kontrolle und Macht verlieren, wenn die Aufgaben, die eigentlich nur sie machen, nun von Mitarbeitenden ausgeführt werden.
- Führungskräfte sorgen sich, dass sie sich durch das Delegieren von Aufgaben abhängig oder ganz und gar überflüssig machen. Im schlimmsten Fall, dass sie sich einen Konkurrenten oder eine Konkurrentin aufbauen.
- Führungskräfte befürchten, dass sie als weniger kompetent angesehen werden, wenn sie Aufgaben nicht selbst erledigen.
- Führungskräfte denken, dass das Delegieren ihren Ruf schaden könnte. Mitarbeitende könnten den Eindruck gewinnen, dass nur unangenehme oder überfordernde Aufgaben an sie abgegeben werden.
Wieso es wichtig und sinnvoll ist, Aufgaben zu delegieren
Die Gedanken und Sorgen, die sich Führungskräfte machen, wenn es um das Delegieren von Arbeit geht, sind nachvollziehbar. Man muss jedoch dazu sagen: Sie sind alle nur Annahmen – Sie können beispielsweise nicht wissen, ob die Ergebnisse tatsächlich schlechter wären, als wenn Sie die Aufgabe selbst ausführen würden. Das muss nicht der Fall sein. Auch ist es zweifelhaft, ob andere Sie deshalb als weniger kompetent ansehen. Das Gegenteil könnte sogar der Fall sein: Möglicherweise denkt man von Ihnen gerade dann als Person mit Größe, Vertrauen und Mut.
Natürlich kommt es auf die Aufgabe an, um die es konkret geht. Im Allgemeinen kann jedoch gesagt werden, dass das Delegieren von Aufgaben zahlreiche Vorteile für beide, Fach- und Führungskräfte, mit sich bringt.
Aufgaben delegieren als Führungskraft – Eine Liste der wichtigsten Delegationsaufgaben
- Führungskräfte haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge wie spezifische Fachaufgaben oder Führungsaufgaben, wenn sie Mitarbeitende die Aufgaben des Tagesgeschäfts erledigen lassen.
- Wenn Führungskräfte ihre Kräfte auf wenige, dafür wichtigere Aufgaben konzentrieren und fokussieren, dann ist zu erwarten, dass die Qualität ihrer Ergebnisse steigen wird.
- Werden Aufgaben von Mitarbeitenden erledigt, die sich auf die konkrete Aufgabe spezialisiert haben, dann ist ebenfalls zu erwarten, dass die Ergebnisse sich verbessern werden.
- Führungskräfte fühlen sich weniger überlastet und gestresst, wenn sie ihren „Berg“ an Aufgaben verkleinern.
- Delegieren trägt zur Mitarbeiterbindung bei. Wenn Aufgaben, die nicht lediglich stupide Routineaufgaben sind, an Mitarbeitende übertragen werden, zeigen Führungskräfte ihnen gegenüber Wertschätzung und Vertrauen. Das motiviert die Mitarbeitenden, ihr Bestes zu geben.
- Führungskräfte fördern ihre Mitarbeitenden auf eine produktive Art und Weise, da sie durch neu übertragene Aufgaben ihre Fähigkeiten und Kompetenzen ausbauen können.
- Überlassen Führungskräfte ihren Mitarbeitenden Freiraum in der Ausarbeitung von Aufgaben, dann steigern sie ihre Kreativität und ihr Selbstvertrauen. Das leistet einen wesentlichen Beitrag zu ihrer Zufriedenheit und Selbstverwirklichung im Unternehmen.
Fazit: Delegieren bedeutet in der Regel eine Win-Win-Situation. Beide, sowohl die Führungskräfte, als auch die Mitarbeitende profitieren in vielerlei Hinsichten. Letztlich steigt die Effektivität, die Effizienz, die Motivation und die Zufriedenheit im gesamten Unternehmen.
Wie Sie erfolgreich delegieren – 7 Tipps
Damit sich die vielen möglichen Vorteile des Delegieren auch tatsächlich verwirklichen, muss es richtig „angegangen“ werden. Denn es gibt durchaus einige Aspekte, die Führungskräfte beachten müssen, damit das Delegieren gelingt. In Führungskräfte Coachings werden dazu Tipps und Anleitungen vorgeschlagen, um richtiges Delegieren zu lernen. Wir zeigen Ihnen hier 7 dieser Tipps.
1. Den oder die geeignete Mitarbeiter:in finden
Wägen Sie sorgfältig ab, welche Person der oder die beste Mitarbeiter:in für die delegierte Aufgabe ist. Dazu sollten Sie die Fertigkeiten, die Stärken und Schwächen, das Wissen und die Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigen. Denn wem eine Aufgabe besser liegt, weil er sie besonders gut kann oder weil sie ihn interessiert, der arbeitet auch motivierter und erzeugt die besseren Ergebnisse. Sie sollten jedoch auch darauf achten, dass die ausgewählte Person auch die entsprechenden Ressourcen hat. Denn wer bereits überlastet ist mit Arbeit, dem sollte nicht noch mehr aufgetragen werden.
2. Zum richtigen Zeitpunkt delegieren
Vermeiden Sie es, Mitarbeitenden kurz vor Feierabend noch eine Aufgabe aufzutragen. Das erzeugt Frust und demotiviert. Besser ist es, gleich morgens, zu Beginn der Arbeit, eine Aufgabe zu übergeben. So haben Mitarbeitende ausreichend Zeit, um sich den Tag zu organisieren und zu strukturieren.
3. Die Aufgabe richtig kommunizieren
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür, den oder die Mitarbeitende:n ausführlich zu briefen. Einfach nur eine Aufgabe „herüber zuschieben“ durch eine kurze E-Mail oder einen Notizzettel, ist keine Art zu delegieren. Sie sollten stattdessen einen klaren Arbeitsauftrag geben, alle entscheidenden Fragen klären und gegebenenfalls komplexe Aufgaben in Einzelschritte aufteilen. Denken Sie auch daran, der Person das Ziel und die Bedeutung der Aufgabe zu erläutern. Besonders dann, wenn es sich um eine Teilaufgabe oder eine vorbereitende Tätigkeit handelt. Sonst fehlt ihm oder ihr der Hintergrund, der nötig ist, um wirklich gute Ergebnisse zu erzielen.
4. Freiheiten in der Ausführung gewähren
Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, dann denken Sie daran, dass Sie letztendlich ein Ziel bzw. ein erwartetes Ergebnis delegieren. Der Weg, den die betraute Person wählt, um dieses zu erreichen, ist weniger wichtig. Denn jeder arbeitet anders und wenn Sie jeden Teilschritt konkret vorgeben, dann delegieren Sie nicht, sondern Sie geben eine Vorschrift. Haben Mitarbeitende stattdessen Freiheiten in der Ausführung der Aufgabe, dann haben sie die Chance, selbst mitzudenken und kreativ zu arbeiten.
5. Auf Rückfragen eingehen
Geben Sie Ihren Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie mit Fragen und Unklarheiten jederzeit auf Sie zukommen können. Das ist wichtig im Prozess des Delegierens, da Sie Ihren Mitarbeitenden so signalisieren, dass Sie immer noch an der Aufgabe involviert sind und die Ergebnisse Sie interessieren. Sie verhindern somit, dass Mitarbeitende denken, dass Sie die Aufgabe nur von sich „wegschieben“.
6. Eine Deadline setzen
Setzen Sie dem oder der betrauten Mitarbeitenden eine Deadline für die delegierte Aufgabe. So kann er oder sie sich die Arbeitszeit frei einteilen und Sie haben gleichzeitig die Sicherheit, dass die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig wird. Es kann jedoch sinnvoll sein, ein Zeitpuffer einzuplanen, für den Fall, dass der oder die Mitarbeitende länger braucht, als gedacht.
7. Feedback geben und Wertschätzung zeigen
Wenn die delegierte Aufgabe erledigt wurde, ist es wichtig, dass Sie dem oder der Mitarbeitenden ein ehrliches und konstruktives Feedback geben. Wenn gute Ergebnisse erzielt wurden, dann gilt es, dies auch hervorzuheben und zu loben. Es darf und sollte auch angemerkt werden, wo beim nächsten Mal noch „Luft“ zur Verbesserung ist.
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FAQ: Aufgaben delegieren
Warum fürchten oder vermeiden manche Führungskräfte das Delegieren?
Einige Gründe, warum manche Führungskräfte das Delegieren vermeiden oder fürchten, sind: Verlust des Gefühls der Kontrolle, mangelndes Vertrauen in das Engagement der Mitarbeitenden für Qualität, der Glaube, dass die Mitarbeiter eine schlechtere Arbeit leisten werden, die Angst, dass die Untergebenen die Gelegenheit missbrauchen, die Wahrnehmung, dass es weniger Zeit braucht, die Arbeit zu erledigen, als sie zu delegieren, und die Angst, den Mitarbeitenden die Chance zu geben, die Führungskraft zu übertreffen.
Was sollte eine Führungskraft niemals delegieren?
Eine Führungskraft sollte niemals die Unternehmenskultur oder die Grundwerte, die Gestaltung von Veränderungen, endgültige Entscheidungen über Einstellungen und Entlassungen, die Leistungsüberwachung und kritische Geschäftsmomente delegieren.
Kann eine Führungskraft Verantwortung delegieren?
Wenn eine Führungskraft Aufgaben delegiert, gibt sie auch die Verantwortung für diese Aufgaben ab, kann aber nicht die Rechenschaftspflicht für die Ergebnisse aufgeben.
