Fernarbeit und virtuelle Teams sind nicht nur eine kurzfristige Reaktion auf die Ausnahmesituation der Corona-Krise. Vielmehr haben sie sich als neue Form der Zusammenarbeit in vielen Unternehmen etabliert. Wenn Sie also virtuelle Teams führen, müssen Sie daher Maßnahmen ergreifen, die sich von denen unterscheiden, die bei der Arbeit im Büro üblich sind.
Das liegt zum einen daran, dass Unternehmen heute immer mehr Schwierigkeiten haben, qualifizierte Mitarbeitende zu finden. Sie sind gewissermaßen auf Freelancer und den internationalen Talent-Pool angewiesen. Zum anderen hat sich gezeigt, dass die Zusammenarbeit in virtuellen Teams ein enormes Potenzial bietet und zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Damit diese jedoch ausgeschöpft werden können, braucht es die richtige digitale Führung. Und das ist keine leichte Aufgabe.
Wir bei Sparrks haben uns ausführlich mit diesem Thema beschäftigt. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel unsere Antworten auf die Fragen:
- Welche Chance und Vorteile hat die Arbeit in virtuellen Teams?
- Weshalb scheitern dennoch viele digitale Teams?
- Mit welchen Tipps gelingt die Entwicklung und Führung von virtuellen Teams?
Virtuelle Teams Erfolgsfaktoren
Die Zusammenarbeit in digitalen Teams bietet zahlreiche potenzielle Chancen und Vorteile für sowohl die Teammitglieder als auch das gesamte Unternehmen. Wir haben diese folgend für Sie zusammengetragen :
- Die Arbeit im virtuellen Team kann für stärkere Transparenz sorgen. Denn anhand neuer Technologien kann besser eingesehen werden, wer gerade woran arbeitet und wie vorankommt.
- Virtuelle Teams können ausschließlich nach fachlicher Qualifikation zusammengesetzt werden, da der Standort der Teammitglieder bei der virtuellen Zusammenarbeit keine Rolle spielt.
- Aufgrund der Standortunabhängigkeit von virtuellen Teams bzw. Remote Work, kann internationales Expertenwissen genutzt werden für die Produktentwicklung.
- Besteht das virtuelle Teams aus mehreren Nationalitäten, die in verschiedenen Zeitzonen wohnhaft sind, ist Projektarbeit bei geschickter Aufgabenverteilung rund um die Uhr möglich.
- Unternehmen sparen mit einer digitalen Teamaufstellung deutlich an Kosten, da beispielsweise die Miete für Büroräume oder Reisekosten wegfallen.
- Virtuelle Teams haben einen deutlich besseren ökologischen Fußabdruck, da bei Remote Arbeit keinerlei Arbeitswege per Auto, Bus oder Bahn anfallen.
- Aufgrund der höheren zeitlichen als auch räumlichen Flexibilität bietet Remote Arbeit bzw. die Arbeit in virtuellen Teams eine bessere Work Life Balance.
Virtuelle Teams Herausforderungen
Auch wenn die virtuelle Zusammenarbeit theoretisch zahlreiche Chancen und Vorteile mit sich bringt und erfolgversprechend klingt, sieht die Realität oft anders aus. Viele digitale Teams scheitern. Woran das liegt, zeigen wir Ihnen hier:
- Nicht selten fehlt es virtuellen Teams an gegenseitigem Vertrauen und einem Zusammengehörigkeitsgefühl.
- Häufig erkennen Führungskräfte aufgrund der räumlichen Distanz bestehende Konflikte in virtuellen Team zu spät.
- Der stattfindende Austausch per Email oder in Chatrooms zwischen den Teammitgliedern steigert die Wahrscheinlichkeit für das Aufkommen von Missverständnissen. Denn es fehlen nonverbale Signale.
- Einige Mitarbeitende kommen mit der Technik für die virtuelle Zusammenarbeit bzw. für Remote Work weniger gut zurecht.
- Kulturelle Unterschiede, die zwischen den Mitgliedern eines digitalen, internationalen Teams bestehen, werden häufig nicht offen thematisiert. So entstehen leicht Konflikte.
- Oft werden keine klaren Regelungen bezüglich der Nutzung von Medien festgelegt. Haben Teammitglieder beispielsweise das Gefühl, ständig per Telefon oder Email erreichbar sein zu müssen, entsteht Stress.
Tipps für das erfolgreiche Entwickeln und Führen von virtuellen Teams
Wenn Sie virtuelle Teams führen, müssen Sie einige wichtige Tipps beachten. Letztendlich verlangt virtuelle Teamarbeit ein gänzlich anderes Führungsverhalten, als wie man es aus der traditionellen Büro-Situation kennt. Wir haben für Sie folgend die wichtigsten Aspekte zusammengestellt.
Mehr Zeit nehmen für die Führung
Wenn die Mitglieder eines Teams vor Ort zusammenarbeiten, dann geschieht Führung häufig einfach „nebenbei“. Führungskräfte sehen im gemeinsamen Büro viel schneller und besser, was bereits gut funktioniert und was nicht. Entsprechend ist es einfacher, ein direktes Feedback an Mitarbeitende zu geben und sie anzuleiten.
Dagegen muss sich für die Führung eines virtuellen Teams deutlich mehr Zeit genommen werden. Denn „nebenbei“ zu führen, ist hier gar nicht möglich. Es braucht stattdessen regelmäßige Team Meetings per Telefon oder Videokonferenz aber auch Einzelgespräche mit den jeweiligen Teammitgliedern.
Besonders in den Einzelgesprächen sollte dabei besprochen werden, wie es den Mitarbeitenden geht, was sie zur Zeit beschäftigt und woran sie gerade arbeiten. Richtige Kommunikation ist bei der Führung virtueller Teams letztendlich noch viel wichtiger als sie es bisher war.
Media Richness gezielt einsetzen
Digitale Kommunikationsmedien lassen sich anhand ihrer „Media Richness“, zu Deutsch „Medienreichhaltigkeit“, unterscheiden. Medien, die wenig reichhaltig sind, sind beispielsweise E-Mails oder Messaging Dienste. Denn sie übermitteln lediglich informative Inhalte, während emotionale und relationale Aspekte verloren gehen.
Stärker reichhaltige Medien sind auf der anderen Seite zum Beispiel Videokonferenzen-Tools wie Skype oder Zoom. Denn hier erfahren Nutzende auch die Mimik und Gestik des Gesprächspartners und somit deutlich mehr persönliche, emotionale Informationen. Dies fördert grundsätzlich den Vertrauens- und Bindungsaufbau zwischen Menschen, weshalb Medien mit einer hohen „Richness“ gezielt bei der Führung virtueller Teams eingesetzt werden sollten.
Formulierung klarer Leitplanken
In einem virtuellen Team ist direkte Kontrolle weniger möglich. Es ist daher umso wichtiger, dass Führungskräfte klare Leitplanken formulieren. Das bedeutet konkret, dass deutlich kommuniziert werden sollte, was die Erwartungen an die Mitarbeitenden bezüglich der Arbeitsergebnisse und deren Qualität sowie Deadlines sind. Weiterhin sollte mit dem virtuellen Team abgesprochen werden, welche Vereinbarungen und Regelungen bezüglich des Arbeitsprozesses gelten. Dazu zählt die Absprache über:
- die Tagesstruktur: Soll der Arbeitstag mit einem Auftakt-Team-Meeting beginnen? Ist ein Check-In-Meeting zum Feierabend hin sinnvoll?
- die Erreichbarkeit: Zu welchen Zeiten sollen Mitarbeitende erreichbar sein? Wann sind Pausen eingeplant und Zeiten für fokussierte Arbeit? Wie kann signalisiert werden, dass Mitarbeitende erreichbar oder nicht erreichbar sind? Ist eine „Bitte nicht stören.“ Funktion sinnvoll?
- angemessene Reaktionszeiten: Innerhalb welcher Zeitspanne werden Rückmeldungen von Mitarbeitenden erwartet?
Virtuelle „Coffee Chats“
Als Ersatz für die Gespräche in der Kaffeeküche oder auf dem Flur, die im gemeinsamen Büro stattfinden, sollten für virtuelle Teams entsprechende Meetings eingerichtet werden, in denen bewusst nicht über die Arbeit gesprochen wird. Virtuelle Coffee Chats sorgen für mehr Nähe und Bindung zwischen den Mitarbeitenden und wirken sich positiv auf das gesamte Team aus.
Führungskräften wird in diesem Kontext geraten, gezielt zu emotionalisieren. Konkret heißt das folgendes: Während viele die Einstellung vertreten, dass im beruflichen Kontext eher sachlich und nüchtern kommuniziert werden sollte, können stärker persönliche und emotionalere Gespräche die Zufriedenheit im virtuellen Team steigern. Führungskräfte können daher häufiger bewusst Fragen stellen wie „Was war heute euer schönstes Erlebnis?“ etc.
Zusätzliche organisatorische, soziale und kulturelle Kompetenzen
Da bei virtueller Zusammenarbeit der Standort der Mitarbeitenden unwichtig ist, sind virtuelle Teams nicht selten auch globale Teams. Oft arbeiteten mehrere verschiedene Nationalitäten und Kulturen gemeinsam an einem Projekt. Das bedeutet für Führungskräfte, dass sie unterschiedliche Zeitzonen, mögliche Sprachdefizite, unterschiedliche Kommunikationsstile und Arbeitsrhythmen sowie andere kulturelle Unterschiede beachten und berücksichtigen müssen. Sie brauchen daher besondere organisatorische, soziale und kulturelle Kompetenzen.
Neue Kriterien bei der Akquise von Mitarbeitenden
Wird nach neuen Mitgliedern für ein virtuelles Team gesucht, sollten auf bestimmte Aspekte Acht gegeben werden. Denn letztendlich ist nicht jeder für Remote Work geeignet. Wichtig ist es zuallererst, dass Mitarbeitende grundsätzlich eine hohe digitale Affinität mitbringen. Sie benötigen Medienkompetenz und technisches Know-How. Aber auch soziale und kulturelle Kompetenzen sind wichtig. Denn sie müssen mit ihrem Team, welches möglicherweise aus Mitgliedern verschiedener Nationalitäten und Kulturen besteht, kommunizieren können.
Einrichten von face-to-face Treffen
Idealerweise sollten die Mitglieder eines virtuellen Teams vor Beginn einer Projektarbeit die Möglichkeit erhalten, sich persönlich kennenzulernen. So wird eine wichtige Grundlage für die sich anschließende Zusammenarbeit gelegt: Ein Zusammengehörigkeitsgefühl entsteht und Vertrauen wird gebildet.
Ein Treffen für den face-to-face Kontakt zu organisieren, mag für ein Unternehmen kostenintensiv sein. Vor allem, wenn durch unterschiedliche Wohnorte der Mitglieder hohe Reisekosten anfallen. Dennoch lohnen sich Kosten und Bemühungen, da sie sich später durch eine verbesserte Teamarbeit und entsprechend stärkere Ergebnisse auszahlen.
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FAQ: Virtuelle teams führen
Was ist das Besondere an virtuellen Teams?
Virtuelle Teams bestehen aus Personen, die an verschiedenen Orten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten (nicht an einen bestimmten Ort gebunden, aber durch denselben Geschäftszweck verbunden).
Welche Kompetenzen brauchen virtuelle Teams?
Ein erfolgreiches virtuelles Teammitglied ist kompetent im Umgang mit IKT-Tools, selbstmotiviert, proaktiv, unabhängig, kooperativ, diszipliniert, interkulturell sensibel, kommunikationsstark und vertrauenswürdig.
Wie oft scheitern virtuelle Teams?
Die Zahlen über gescheiterte, rückständige oder unterdurchschnittliche Leistungen erbringende virtuelle Teams schwanken zwischen mindestens 27% (FinancesOnline) und 82% (MIT Sloan Management Review).
