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Change Management Prozess: Warum ist er erfolgreich oder warum scheitert er?

Ein leuchtendes Schild mit der Aufschrift "Time for Change"

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Schon der griechische Philosoph Heraklit wusste: „Die einzige Konstante im Universum ist der Wandel„. Dass an dieser Aussage etwas Wahres dran ist, zeigt sich in Zeiten des Veränderungsmanagements, mehr als 2000 Jahre nach Heraklits‘ Lebzeiten: Unsere Welt war noch nie so schnelllebig wie heute. Veränderungen und damit auch der Change-Management-Prozess gehören einfach zum (Arbeits-)Alltag.

Entsprechend ist die Fähigkeit, in Zeiten des Wandels „einen kühlen Kopf zu bewahren“, heute wichtiger denn je. Dies gilt nicht nur für die Privatperson, sondern auch und insbesondere für Unternehmen: Die Bereitschaft von Unternehmen, sich zu verändern und immer wieder neu aufzustellen, entscheidet darüber, ob sie zukünftig leistungsfähig und wettbewerbsstark bleiben. Mithilfe des „Change Managements“ kann dabei geplanter Wandel in Unternehmen gesteuert und reguliert werden.

Jedoch fällt immer wieder auf: Die meisten Change Prozesse und Transformationen scheitern. Häufig liegt das daran, dass Mitarbeitende nicht ausreichend “abgeholt” werden und deshalb skeptisch bis ablehnend gegenüber Veränderungsvorschlägen den Arbeitsprozess, die Arbeitsstrukturen oder die Arbeitsstrategien betreffend reagieren. Wie Führungskräfte damit umgehen sollten und zur Mitarbeit motivieren können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel. Auch erfahren Sie, welche Rolle Business Coaching in diesem Hinblick spielt.

Was ist Change Management?

Vereinfacht gesagt bedeutet Change Management, wie es der Name bereits verrät, Veränderungen erfolgreich zu managen. Konkreter umfasst es sämtliche Maßnahmen, Aktivitäten und Aufgaben, die in Angriff genommen werden, um Strategien, Strukturen, Prozesse, Werte und Verhaltensweisen eines Unternehmen an neue Anforderungen anzupassen und auszurichten.

Das angestrebte Ziel eines solchen Veränderungsprozesses ist es immer, das Unternehmen leistungsstärker und zukunftsfähig zu machen. Denn eins ist sicher: Veränderungen sind ein konstanter Teil unseres Lebens und lassen sich weder aufhalten noch ignorieren. Unternehmen müssen daher flexibel reagieren und sich anpassen können auf die rapiden Entwicklungen unserer Welt.

Change Management ist dabei nicht nur ein relevantes Thema für große Konzerne, sondern auch für mittelständige und kleine Unternehmen. Der Grund hierfür ist, dass die Faktoren, die Veränderung und Anpassung erforderlich machen, für alle die gleichen sind. Von der Digitalisierung, der Globalisierung, neuen technischen Entwicklungen und Erkenntnissen bis hin zu neuen Erwartungen der Mitarbeitenden an die Arbeitsweise – alle Unternehmen sehen sich hiermit konfrontiert.

Wichtig ist es, dass Change Management nicht erst in einer Krise relevant wird, sondern dass Unternehmen lernen, Umbrüche früh zu erkennen und schnell und flexibel zu antworten. Andernfalls drohen sie den Wettbewerb an diejenigen Unternehmen zu verlieren, die es sich zum Ansporn genommen haben, sich stetig weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Einflussreiche Change Management Modelle

Es gibt zahlreiche Modelle, an welchen sich Unternehmen orientieren können, um Veränderungsprozesse zu gestalten. Zwei Modelle haben sich dabei als besonders geeignet herausgestellt. Sie werden im Folgenden kurz erläutert.

Das 3-Phasen Modell von Kurt Lewin gilt als das erste Konzept, welches entwickelt wurde, um Wandel in Unternehmen systematisch zu planen und zu steuern. Es beschreibt 3 verschiedene Phasen, die ein Unternehmen durchläuft, wenn es Veränderungen umsetzt:

  1. Unfreezing (auftauen): Die Erkenntnis wird gewonnen, dass der Status quo überholt ist und Veränderungen notwendig sind.
  2. Moving (verändern): Der Status quo wird aktiv umgestaltet hin zu einem Soll-Zustand.
  3. Refreezing (wieder einfrieren): Der neue Soll-Zustand wird stabilisiert und verankert.

In Anlehnung an dieses erste Change Management Modell sind zahlreiche weitere entstanden. Eins der einflussreichsten ist wohl das 8 Stufenmodell von John P. Kotter – ein deutlich präziseres und differenzierteres Modell. Change Management Prozesse laufen nach diesem folgendermaßen ab:

  1. Im gesamten Unternehmen muss ein Bewusstsein dafür entstehen, dass Veränderung dringend notwendig ist.
  2. Ein Change Koalition, bestehend aus Autoritäten, muss sich bilden und Mitarbeitende zum Wandel motivieren.
  3. Eine konkrete Zielstellung sowie eine Strategie zur Veränderung muss entwickelt werden.
  4. Beide, die Zielstellung und die Strategie, werden im gesamten Unternehmen auf allen Ebenen kommuniziert, um Verständnis und Akzeptanz zu gewinnen.
  5. Schwierigkeiten, Bedenken, Sorgen werden benannt und schnellstmöglich beseitigt.
  6. Erste erzielte Erfolge werden sichtbar gemacht.
  7. Veränderungen werden weiter vorangetrieben.
  8. Erreichte Veränderungen werden im Unternehmen stabilisiert und verankert.

Warum der Change-Management-Prozess schwierig ist

Die Komfortzone zu verlassen und Veränderungen anzugehen, ist unbequem. Ob Fusionen und Reorganisationen von Unternehmen, Umstrukturierungen von Prozessen oder Rationalisierung von Systemen, Veränderungen dieser Art stellen die Führungskräfte und Mitarbeitenden eines Unternehmens vor Herausforderungen.

Ernst schauender Geschäftsmann vor einem Laptop
Es gibt zahlreiche Change-Management-Modelle, die Unternehmen als Grundlage für die Gestaltung von Veränderungsprozessen nutzen können.

Es ist nicht selten, dass Mitarbeitende skeptisch und ablehnend auf Veränderungsvorschläge reagieren. Das kann beispielsweise daran liegen, dass sie Veränderungen selbst nicht nachvollziehen können. Ihnen fehlt vielleicht Wissen über die Notwendigkeit der Veränderung. Auch kann ungenügendes Können ursächlich sein für den „Widerstand“ von Mitarbeitenden. Möglicherweise fühlen sie sich überfordert angesichts neuer Aufgaben, die jetzt in ihren Bereich fallen. Sicherlich hängt die skeptische bis ablehnende Haltung Mitarbeitender auch nicht selten mit mangelnden Wollen zusammen. Oft fehlt Ihnen die Motivation, Gewohnheiten, die sich über mehrere Jahre gegebenenfalls etabliert haben, zu verändern.

Wie Change Management gelingt

Damit Change Management gelingt, ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden für den Prozess gewonnen werden, um dann gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten. Damit dies glückt, muss auf folgendes Acht gegeben werden:

1. Kommunizieren Sie Veränderungen frühzeitig

Mitarbeitende sollten möglichst früh über geplante Veränderungen informiert werden. Aber nicht nur das Informieren ist wichtig, vielmehr sollte ihnen die Möglichkeit eingeräumt werden, ihre Ideen, Hinweise, Bedenken etc. zu äußern und sich so aktiv in den Prozess einzubringen. Werden Mitarbeitende stattdessen nur vor „vollendete Tatsachen gestellt“ ist zu erwarten, dass sie mit Ablehnung und Widerstand reagieren.

2. Geben Sie Erklärungen für Entscheidungen

Wenn Sie Entscheidungen über Veränderungen öffentlich machen, dann begründen Sie diese auch ausreichend. Eine transparente Führung wird es Mitarbeitende erleichtern, die Entscheidungen für Veränderungen nachzuvollziehen und zu akzeptieren. Auch hier gilt wieder: Mitarbeitende einfach vor „vollendete Tatsachen zu stellen“ ist keine Art, Change Management zu betreiben.

3. Vermeiden Sie unklare und schwammige Formulierungen

Achten Sie stets darauf, dass Sie Veränderungsvorhaben klar und deutlich formulieren. So geben Sie Mitarbeitenden das Gefühl, sich „in guten Händen“ zu befinden. Dies steigert ihr Vertrauen in Sie und regt sie zur Mitarbeit an. Unklare und schwammige Formulierungen auf der anderen Seite sorgen für mehr Kritik und Skepsis.

4. Stehen Sie hinter den geplanten Veränderungen

Als Führungskraft agieren Sie als Vorbild. Sie sollten entschlossen, zuversichtlich und überzeugend auftreten und in jedem Fall hinter der vorgesehen Veränderungen stehen. Denn sobald Mitarbeitende verspüren, dass Sie den Erfolg des geplanten Wandels anzweifeln, wird diese Einstellung auf sie „überschwappen“.

5. Etablieren Sie eine Lernkultur

Sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden sollten insbesondere in Veränderungsprozessen Informations- und Schulungsmaßnahmen ermöglicht werden. Führungskräfte beispielsweise können von Business Coachings profitieren, die ihre sozialen Kompetenzen, insbesondere ihre Empathiefähigkeit, stärken. Denn dies wird ihnen in Zukunft dabei helfen, auf Sorgen, Ängste, generell Widerständen von Mitarbeitenden noch besser einzugehen. Auch können Business Coachings dahingehend hilfreich sein, als sie Führungskräften zu einem noch überzeugenderen und zuversichtlicheren Auftreten verhelfen, welches es in Veränderungsprozessen besonders braucht. Mitarbeitenden auf der anderen Seite können Business Coaching dabei unterstützen, ihre innere Widerstände gegenüber Veränderungen zu erkennen und schließlich abzubauen. Ziel wäre es, eine positive und offene Einstellung gegenüber Veränderungen zu gewinnen.

Eine Gruppe von Arbeitskollegen im Konferenzraum diskutieren über Change Management
Wichtig ist, dass der Change-Management-Prozess nicht erst in einer Krise relevant wird, sondern dass Unternehmen lernen, Umbrüche frühzeitig zu erkennen und schnell und flexibel zu reagieren.

Mit Business Coaching den Change Prozess zum Erfolg führen

Wenn auch Sie selbst ein Business Coaching in Anspruch nehmen oder Sie dies ihrem Mitarbeitenden ermöglichen wollen: Vereinbaren Sie einfach einen Demo-Call und erfahren Sie mehr über unser Angebot an Coachings zum Thema “Wandel gestalten”. Sie werden merken: Sparrks Business Coaching ist ein effektiver Weg, um Ihr Change Management professionell zu unterstützen und zu begleiten.